Comment fonctionne le processus d’implémentation ?
Les implémentations réussies sont le fruit d’une planification méticuleuse.
Il est courant de voir des publicités décrivant des installations de solutions d'entreprise dans des délais de trois à six mois. Un fournisseur garantit même l’installation dans un délai d’un ou deux mois. Cependant, ces fournisseurs ne mentionnent généralement pas le nombre de domaines inclus dans ces installations.
En général, elles ne couvrent qu’un petit nombre de segments de l’entreprise. Même lorsque les implémentations décrites ne couvrent que quelques segments sélectionnés de l’activité d’une entreprise, les délais d’implémentation estimés représentent le scénario idéal et correspondent à une implémentation sans complications ni erreurs, et nécessitent que le fournisseur et l’acheteur y consacrent, en nombres suffisants, leurs meilleures ressources.
Personne n’aime le changement
L’implémentation d’une solution d’entreprise change de façon substantielle la culture de toute entreprise. Le scénario idéal est toujours l'objectif, mais un projet peut rencontrer des problèmes. Ces problèmes doivent être résolus au cours du projet, en renforçant les ressources affectées au projet.
Le « glissement du projet », à savoir les éléments qui doivent être ajoutés pour que le nouveau système fonctionne comme l'ancien, augmentera également le temps d'implémentation.
Plus important encore, il est souvent difficile pour une organisation d’accepter les changements liés au nouveau système. Souvent les problèmes associés à un projet découlent d'une résistance culturelle ou d'un sentiment d’incertitude, et ne sont pas liés à un système particulier ou à des questions techniques.
Points essentiels de la réussite d’un projet d’implémentation
Aucune planification ne peut garantir une implémentation idéale et éviter tous les pièges potentiels. Néanmoins les points suivants sont essentiels pour un projet réussi. Si tous ces points et les objectifs du projet sont respectés, l’installation devrait prendre entre 9 à 12 mois, voire moins dans certains cas.
- La direction doit soutenir (pas simplement commanditer) le projet et y participer, de préférence en présidant le comité de pilotage.
- Le client doit consacrer des ressources suffisantes au projet mais, plus important encore, les bonnes personnes doivent être impliquées. Ces personnes doivent être des décideurs influents et avoir des intérêts personnels immédiats dans la réussite du projet.
- Les fonctions vente, service client, opérations et finance doivent jouer des rôles de même importance dans l’implémentation. La réussite de l’implémentation ne repose pas uniquement sur le service informatique.
- Le chef de projet et d’autres membres importants doivent consacrer 100 pour cent de leur temps au projet, évitant ainsi des conflits avec d’autres responsabilités.
- Le système doit être sélectionné en fonction de sa capacité à répondre aux besoins métier de l’entreprise ; cela implique un minimum de personnalisation et un fournisseur qui continuera à améliorer le système pour répondre aux besoins futurs de l'entreprise et de l’industrie.
- Le fournisseur doit disposer de ressources possédant les compétences. Les experts industries sont particulièrement cruciaux.
- Le projet démarre par l’analyse et la documentation des routines de travail existantes. Il faut identifier les processus à valeur ajoutée les plus importants et définir les objectifs du projet.
- Un plan de projet détaillé couvrant les activités importantes et les points de contrôle doit ensuite être défini.
- Il faut préparer l’organisation aux changements à venir et créer un environnement positif pour des solutions alternatives.
- Les membres du projet doivent recevoir une formation sur le système sélectionné et la méthode d’implémentation. Cette formation permet au client d’évaluer les possibilités et les limites dès les premières phases du projet, et de définir des attentes réalistes pour le système.
- Les fonctionnalités standard doivent être utilisées. Les modifications client ne doivent être effectuées que si elles s’avèrent absolument nécessaires. Une formation supplémentaire et des pratiques de modélisation permettent souvent de limiter le nombre de modifications client.
- Il est recommandé d’utiliser le nouveau système sans effectuer de modifications pendant les 6 premiers mois afin de permettre aux utilisateurs de se familiariser avec les nouvelles méthodes.
- Effectuer des tests grandeur nature est le seul moyen de s’assurer que tout est en ordre avant la mise en service.
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