¿Cómo funciona el proceso de implementación?
La implementación satisfactoria deriva de una meticulosa planificación.
Es frecuente ver anuncios que describen instalaciones de soluciones empresariales que dicen que duran de tres a seis meses. Un vendedor incluso garantiza la instalación en unos pocos mese, y normalmente no mencionan cuántas áreas se incluyen en estas instalaciones.
Sin embargo, lo normal es que sólo cubran algunos segmentos de negocio, pero desde luego no una implementación en toda la empresa. Incluso si cubren sólo segmentos seleccionados, estas estimaciones de tiempo se cumplen sólo en el mejor de los casos y siempre que no haya complicaciones y la implementación sea correcta, y que además tanto el proveedor como el comprador dediquen sus mejores recursos al proyecto.
A nadie le gustan los cambios
La implementación de una solución empresarial cambia de forma significativa la cultura de cualquier empresa. El escenario ideal es siempre el objetivo, pero todos los proyectos tienen problemas. Estos problemas tienen que resolverse durante el proyecto, incrementando los recursos asignados al proyecto.
Los “imponderables del proyecto”, esos elementos que deben añadirse para que el nuevo sistema actúe como el que se sustituye, también aumentarán el tiempo de implementación.
Y lo que es más importante, a menudo resulta difícil para una organización aceptar los cambios asociados con el nuevo sistema. Muchos de estos problemas en un proyecto provendrán de la resistencia o incertidumbre cultural y no están relacionados con un sistema, proveedor ni asunto técnico en particular.
Puntos esenciales para un proyecto de implementación satisfactorio
Ninguna planificación puede garantizar la implementación ideal y evitar los posibles obstáculos. No obstante, los siguientes puntos son esenciales para que un proyecto tenga éxito. Seguirlos y cumplir los objetivos del proyecto hará que la instalación sea un hecho en un periodo de 9 a 12 meses o incluso antes en algunas situaciones:
- La Dirección debe apoyar y participar (no sólo patrocinar) el proyecto, preferiblemente presidiendo el comité de seguimiento.
- El cliente debe dedicar suficientes recursos pero, lo que es más importante, debe involucrar a las personas correctas. Estas personas deben ser personas con influencia en la toma de decisiones que tengan un interés personal en el éxito del proyecto.
- Las ventas, el servicio de atención al cliente, las operaciones y las finanzas deben tener roles semejantes en la implementación. El éxito de la implementación no puede residir únicamente en el departamento de TI.
- El líder del proyecto y los otros miembros clave deberán dedicar el 100% de su tiempo al mismo evitando los conflictos con otras responsabilidades.
- La solución debería seleccionarse por el soporte que da a las necesidades del negocio de la empresa, involucrando la mínima personalización, con un proveedor que continuará mejorando el sistema para cubrir las futuras necesidades de la empresa y del sector.
- El proveedor debe poseer los recursos disponibles y los consultores correctos.
- El proyecto deberá comenzar por el análisis y la documentación de las rutinas de trabajo actuales. Han de identificarse los procesos más importantes de valor añadido y los objetivos del proyecto.
- Deberá definirse un plan detallado del proyecto que cubra las actividades importantes y los puntos de control.
- La organización deberá estar preparada para los cambios futuros y deberá crearse un entorno positivo para soluciones alternativas.
- Los miembros del proyecto deberán estar formados en el sistema y el método de implementación seleccionados. Aumentar su nivel de capacidad permite al cliente valorar las posibilidades y limitaciones en las primeras etapas del proyecto y definir expectativas realistas para el sistema.
- Deberían utilizarse funciones estándar. Las modificaciones del cliente deberían realizarse sólo si es absolutamente necesario. Las prácticas empresariales de modelización y formación añadidas y actualizadas disminuyen frecuentemente la necesidad de modificaciones por parte del cliente.
- Es aconsejable ejecutar el nuevo sistema libre de modificaciones durante los primeros seis meses para permitir a las personas que se habitúen a las nuevas maneras de enfocar las antiguas tareas.
- Ejecutar pruebas a escala global es la única manera de comprobar que todo está en orden antes de empezar a trabajar.
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